KSeF działa od 1 lutego 2026 — pomagamy klientom dostosować procesy
KSeF od 1 lutego 2026 — gotowy zespół, gotowy proces
Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla największych firm od 1 lutego 2026, dla pozostałych B2B — w kolejnych tygodniach. Pomożemy Ci przejść przez wdrożenie bez stresu: audyt, integracja, szkolenie, pierwszy miesiąc pod naszą opieką.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna baza Ministerstwa Finansów, do której od 1 lutego 2026 mają trafiać wszystkie faktury sprzedaży wystawiane w obrocie B2B w Polsce. Dla największych podatników (powyżej 200 mln zł rocznie) to obowiązek od 1 lutego, dla pozostałych — w kolejnych miesiącach.
W praktyce: faktura nie istnieje legalnie, dopóki nie zostanie zarejestrowana w KSeF i nie dostanie unikalnego numeru identyfikacyjnego (KSeF ID). Każda faktura przechodzi automatyczną walidację — błędne stawki VAT, niepoprawne NIP-y, brak obowiązkowych pól zostają odrzucone w sekundę.
Kogo dotyczy obowiązek? Wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących sprzedaż B2B — JDG, spółki, fundacje, stowarzyszenia. Konsumenci (B2C) zostają na razie bez zmian, ale można i tu używać e-faktur na zasadach dobrowolnych.
Co z fakturami zwolnionymi z VAT? Przechodzą do KSeF tak samo. Ze stawką „zw” lub bez VAT — to nie ma znaczenia, format wymiany dokumentów jest identyczny.
Dla większości małych firm w Małopolsce zmiana jest mniejsza, niż wygląda — jeśli używasz dobrego fakturownika online (Fakturownia, iFirma, wFirma), integracja z KSeF to jedna decyzja w panelu i jedno upoważnienie. Reszta dzieje się sama.
Co robimy za klienta — 5 kroków
Przy nowych klientach KSeF wdrożenie trwa 7–14 dni. Bierzemy na siebie 90% pracy — Twoja rola to pół godziny na audyt i godzina na szkolenie.
- 01
Audyt obecnego procesu fakturowania
Sprawdzamy, jak wystawiasz faktury dziś, w czym, kto je wysyła, czy ten proces przeniesie się do KSeF bez bólu.
- 02
Wybór i integracja fakturownika
Dobieramy narzędzie pod Twoją skalę (Fakturownia, iFirma, wFirma, Comarch ERP) i podpinamy je do KSeF API.
- 03
Konfiguracja certyfikatów i tokenów
Generujemy token KSeF, ustawiamy upoważnienia, łączymy z Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem.
- 04
Szkolenie Twojego zespołu
1-godzinne szkolenie online dla osoby fakturującej. Pokazujemy, jak wystawić, anulować, korygować e-fakturę.
- 05
Pierwszy miesiąc w trybie hyper-care
Dyżur naszego zespołu — jak coś nie zadziała, masz nas pod telefonem. Po miesiącu działa już samo.
Najczęstsze obawy i co naprawdę się zmienia
Pięć rzeczy, których słyszymy od klientów najczęściej. Każda obawa ma podstawę, ale rzadko jest dokładnie tym, co napisali w internecie.
Faktury staną się publiczne
Nieprawda. KSeF to baza tylko dla MF, sprzedawcy i kupującego. Ani urzędnicy z innych instytucji, ani konkurencja nie zobaczą Twoich faktur.
Każda korekta będzie awanturą
Korekty w KSeF działają jak dziś — wystawiasz fakturę korygującą, system łączy ją z fakturą pierwotną. Zmienia się tylko forma transmisji.
Zniknie możliwość wystawiania faktur w Excelu/Wordzie
Zgadza się — od 1 lutego 2026 (dla największych firm) wszystkie B2B muszą iść przez KSeF. Ale Twój fakturownik zrobi to za Ciebie automatycznie, nie musisz pisać XML-a ręcznie.
Klienci nie zaakceptują e-faktur
Nie mają wyboru — ustawa zobowiązuje obie strony. Możesz dodatkowo wysyłać wizualizację PDF, jak dziś, ale dokumentem prawnym jest e-faktura w KSeF.
System padnie i stracę faktury
MF udostępnia kopię awaryjną, masz 7 dni na ponowne wystawienie. Praktyka pokazuje, że KSeF jest stabilny — testowo działa od 2022 r.
Pakiet KSeF Wdrożenie
Setup 199 zł + 0 zł miesięcznego wsparcia dla klientów LEX
Jeśli prowadzimy Twoją księgowość, wdrożenie KSeF jest wliczone w cenę pierwszego miesiąca obsługi. Dla firm spoza naszej obsługi: jednorazowy setup 199 zł netto, bez ukrytych opłat.
Co dostajesz w pakiecie
- Audyt obecnego procesu fakturowania (kto, jak, gdzie, w czym)
- Dobór fakturownika dopasowanego do Twojej skali i branży
- Konfiguracja KSeF API + tokenów + upoważnień
- Szkolenie 1-godzinne dla osoby fakturującej
- Pierwszy miesiąc w trybie hyper-care z dyżurem naszego zespołu
Czytaj też: KSeF 2026 — co musisz wiedzieć przed lutym